Pelayanan Baru untuk Mahasiswa Berbasis ISO

Foto Dok Natural

Ada pemandangan yang berbeda dari Gedung Dekanat Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Lampung (FMIPA Unila). Hampir sebulan ini jendela ruangan bagian kiri gedung disulap menjadi loket pelayanan mahasiswa.  Berbarengan dibuatnya loket baru tersebut, muncul isu yang beredar di tengah mahasiswa tentang sulitnya menemui birokrat fakultas. 

“Sekarang ribet kalau berurusan ke dekanat atau bertemu dengan birokrat fakultas, tetapi ya ikuti saja alurnya,” kata seorang mahasiswa FMIPA yang tidak mau disebutkan namanya. 

Menanggapi isu tersebut, Prof. Suharso, Ph.D., selaku dekan FMIPA menyatakan, tidak ada yang menyusahkan jikaingin bertemu dengan birokrat fakultas. Mahasiswa harus tahu penerapan alur yang diberlakukan sekarang. 

Saat ditemui diruang kerjanya Kamis (21/11) pagi lalu, Suharso menjelaskan, FMIPA kini  tengah merintis upaya untuk mencapai visi dan misinya. Salah satunya untuk mendapatkan ISO. Penerapan layanan mahasiswa berbasis ISO menjadi salah satu yang mendukungnya. Melalui sistem pelayanan yang baru, dokumentasi layanan antara pihak dekanat dan mahasiswa menjadi lebih resmi. Selain itu, tujuan lain diberlakukannya sistem ini supaya jadwal antara  birokrat fakultas dengan mahasiswa yang bersangkutan dapat terkontrol. Dengan begitu, pelayanan dapat lebih cepat dan lebih jelas.

Hal senada disampaikan juga oleh petugas pelayanan umum mahasiswa. Menurutnya, kebijakan yang diberlakukan saat ini tidaklah untuk menyusahkan mahasiswa FMIPA. Sebaliknya, sistem  pelayanan ISO ini mempermudah mahasiswa dalam mengurus hal-hal yang berhubungan dengan birokrat  FMIPA. “Sebenarnya tidak sulit. Ini semua juga untuk memudahkan mahasiswa. Sistem ini juga tanpa dipungut biaya alias gratis," ujar petugas pelayanan saat diwawancarai diruangannya, Kamis (21/11) sore.

Mahasiswa yang memiliki kepentingan dengan pimpinan fakultas harus mengikuti alur atau langkah yang telah ditentukan. Mahasiswa harus mengisi formulir yang telah disediakan petugas loket pelayanan umum, melampirkan fotokopi KTM satu lembar, dan menyiapkan satu map. Setelah itu, formulir yang telah diisi dan fotokopi KTM dikumpulkan kembali dalam satu map ke petugas. Petugas loket akan mengirimkan formulir tersebut ke sekretaris dekan. 

Selanjutnya sekretaris tersebut akan meminta persetujuan kepada pihak birokrat  yang bersangkutan sesuai isi formulir. Proses ini dapat ditunggu kurang dari sehari. Bahkan jika pihak yang bersangkutan ada saat pemberian formulir maka verifikasi formulir bisa lebih cepat lagi. 

Alur tersebut berlaku untuk seluruh mahasiswa FMIPA, baik urusan akademik maupun organisasi. Namun, untuk penandatanganan sertifikat suatu acara dari organisasi dapat langsung menemui  pihak birokrat fakultas yang bersangkutan tanpa harus melalui loket pelayanan umum

Suharso mengakui, sosialisasi mengenai  penerapan sistem pelayanan ISO ke mahasiswa memang masih kurang. Namun menurutnya sosialisasi dapat melalui apa saja, tidak harus mengumpulkan mahasiswa terlebih dahulu untuk memberitahunya. "Mahasiswa yang sudah mengetahui dapat memberi tahu yang belum tahu, itu jugakan termasuk sosialisasi,” ujarnya. (Lina/Ona/Alimir)